Seção de Documentação

Pessoal

Gabriela Almeida Garcia - Chefe
E-mail: gabriela.garcia@tre-pb.jus.br - Telefone: 3512.1210

Zeneide Bezerra de Oliveira
E-mail: zeneide.oliveira@tre-pb.jus.br - Telefone: 3512.1210

 

Competências

À Seção de Documentação compete:

I - propor critérios de organização, racionalização e controle da gestão de documentos e informações arquivísticas do Tribunal, em quaisquer suportes utilizados;
II - receber, conferir, registrar, classificar e custodiar os documentos integrantes do acervo;
III - administrar e encaminhar as sugestões de configuração dos sistemas de gestão documental, estabelecendo as políticas de gestão dos documentos e de acesso aos conteúdos;

IV - propor a elaboração de normas necessárias à organização e funcionamento das atividades de Arquivo, nas fases Corrente, Intermediária e Permanente;
V - estabelecer procedimentos e rotinas de recolhimento de documentos para o arquivo central e sobre eles orientar as zonas eleitorais e as unidades orgânicas do Tribunal;
VI - analisar e propor a atualização do Plano de classificação e Tabela de temporalidade documental do Tribunal;
VII - programar, promover, divulgar e incentivar formas de ampla utilização do arquivo como espaço de disseminação de informação e cultura, estimulando pesquisas e programas culturais sobre seu conteúdo;
VIII - planejar e instituir políticas de preservação do acervo documental (conservação preventiva, restauração e migração de suporte), para suportes tradicionais e sistemas eletrônicos de gestão documental;
IX - propor medidas para preservação e difusão do acervo, elaborando projetos básicos para a contratação de serviços e aquisição de equipamentos para fins de preservação do patrimônio arquivístico do Tribunal, em quaisquer suportes e gêneros documentais;
X - propor normatização, sistematização e padronização para elaboração, manuseio, conservação e acondicionamento de documentos institucionais;
XI - propor medidas para a padronização e normatização da migração de suporte dos documentos institucionais, com o fim de garantir sua preservação, acesso e difusão;
XII - monitorar a produção documental das unidades do Tribunal para garantir a observância ao Programa de Gestão Documental, conferindo as listagens de transferência e eliminação;
XIII - manter organizados e disponíveis os documentos sob a guarda do Arquivo no local que lhes foi previamente destinado;
XIV - atender, informar, facilitar e orientar o acesso aos usuários requisitantes de documentos;
XV - cuidar para que seja providenciada a separação por amostragem do conjunto documental destinado ao descarte, com o objetivo de resgatar procedimentos administrativos vigentes em determinada época ou lugar;
XVI - observar a garantia da preservação dos documentos anteriores ao corte cronológico estipulado no ano de 1986, em toda Instituição: Sede e Zonas Eleitorais;
XVII - redigir as listagens de descarte dos documentos sob a sua guarda, seguindo a temporalidade estipulada na Tabela de temporalidade e submetendo os procedimentos à CPAD (Comissão Permanente de Avaliação de Documentos);
XVIII - monitorar e dar suporte os descartes documentais das Zonas Eleitorais;
XIX - dar publicidade aos descartes no Diário de Justiça Eletrônico a na página eletrônica institucional na internet;
XX - redigir o termo de eliminação dos documentos e acompanhar a execução do descarte, com observância aos parâmetros de sustentabilidade, em consonância com o Núcleo Socioambiental;
XXI - organizar os documentos com longo prazo de guarda intermediária, de forma a facilitar a rápida recuperação quando demandada, conforme as técnicas arquivísticas e seguindo a indicação do Plano de classificação e Quadro de arranjo;
XXII - providenciar a elaboração e atualização dos Instrumentos de pesquisa, tais como Guia de arquivo, Inventário e Catálogos, preferencialmente em meios digitais e de acesso remoto;
XXIII - manter o controle sobre consultas, empréstimos e devoluções de documentos sob sua custódia às unidades do Tribunal, conservando as ações de transferências e recolhimentos ao Arquivo central;
XXIV - propor a manutenção de uma página da Seção de Arquivo na Intranet, para suporte aos usuários internos e difusão de boas práticas para documentos tradicionais ou eletrônicos;
XXV - propor a construção de página da Seção de Arquivo na Internet, para dar cumprimento a parâmetros de Transparência governamental, difusão cultural, atividades educacionais e história da Justiça Eleitoral;
XXVI – zelar pela guarda, sigilo e conservação de seu acervo e instalações;
XXVII – prestar assessoria aos setores da sede e cartórios no que se refere à utilização do Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e ao preenchimento;
XXVI – gerenciar as informações constantes dos sistemas informatizados do Tribunal relativas aos documentos e processos arquivados, realizando estudos na busca do aprimoramento da gestão do acervo em meio digital;
XXVII - proceder, conforme políticas de preservação, à digitalização e indexação de documentos pertencentes ao acervo, conforme avaliação futura da CPAD, com fins de facilitar a reprografia, difusão e transmissão desses documentos;
XXVIII – promover visitas guiadas ao Arquivo, recebendo estudantes universitários e escolares, bem como profissionais de outras instituições e cidadãos em geral;
XXIX – acompanhar, divulgar e zelar pelo cumprimento da legislação referente à Arquivologia e afins no Brasil;
XXX – promover estudos e projetos de melhoria de condições de trabalho e aprimoramento das técnicas de trabalho relativas às atividades da Seção;
XXXI – fornecer certidão de qualquer ato ou termo do processo, independentemente de despacho, observadas as disposições referentes ao segredo de justiça, as quais deverão ser subscritas pelo servidor que a elaborou e, havendo necessidade, visadas pelo superior hierárquico;
XXXII - Manter os expositores do Memorial da Justiça Eleitoral destinados à documentação histórica, em consonância à proposta museal vigente;
XXXIII – apresentar propostas de projetos culturais com base na documentação histórica, a exemplo de documentários e material gráfico;
XXXIV – promover eventos de caráter cultural e de valorização da Justiça Eleitoral a partir dos documentos históricos;
XXXV – propor a formulação e oferecimento de cursos e treinamentos para documentação tradicional e eletrônica;
XXXVI – atender demandas de organização nas Zonas, conforme interesse da administração;
XXXVII – coordenar os Estagiários de Arquivologia lotados na Seção e em outras unidades administrativas do Tribunal;
XXXVIII – organizar e dar suporte técnico às reuniões da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD;
XXXIX – integrar a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD, a Comissão do Memorial da Justiça Eleitoral e a Comissão de Segurança da Informação (CSI), no âmbito do Tribunal;
XL - manter controle quantitativo das atividades realizadas, para fins estatísticos;
XLI – sugerir nomes de integrantes para representar o TRE-PB nos fóruns nacionais, como o Comitê de Gestão Documental da Justiça Eleitoral e demais Comissões da área de interesse da unidade;
XLII - executar análise de riscos referentes à área de atuação;
XLIII - executar outras atividades correlatas às atribuições da Seção, conforme orientação do titular da Coordenadoria de Gestão da Informação.