O Tribunal Regional Eleitoral da Paraíba (TRE-PB) realizou, nessa terça-feira (27), uma reunião para discutir a criação de um “Arquivo Único”. A proposta busca centralizar os 68 arquivos de processos físicos de guarda permanente, que hoje estão dispersos por diversas zonas eleitorais do estado. O novo espaço proposto funcionaria no Anexo I do TRE-PB, localizado no Distrito Industrial da Capital.

O projeto do Arquivo Único pretende trazer uma série de benefícios operacionais e financeiros para o TRE-PB. A iniciativa permitirá o encerramento de contratos de aluguel de imóveis para guarda de acervos, eliminando a necessidade de diárias para acesso a autos arquivados, já que o material poderá ser digitalizado e encaminhado via sistema SEI. Além de liberar áreas atualmente ocupadas por arquivos nas Zonas Eleitorais e na Secretaria do Tribunal, o novo espaço oferecerá um gerenciamento profissional em um ambiente com controle de temperatura, umidade e iluminação, garantindo a proteção do acervo contra sinistros com sistemas de alarme e vigilância. A centralização também proporcionará a padronização dos processos de trabalho, a eliminação de documentos de forma centralizada e a criação de um banco de dados unificado para um inventário e busca mais eficientes.

Segundo a diretora-geral Alexandra Maria Soares Cordeiro, o projeto está alinhado à política do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) e trará grandes benefícios. “A centralização vai otimizar o espaço físico dos cartórios, padronizar a identificação do que é guarda permanente, o que nos permitirá descartar de forma adequada o restante. Além disso, teremos um acervo organizado, facilitando a digitalização e o envio de processos para as zonas, sem custos adicionais ou deslocamentos”, destacou.

Para o coordenador de Gestão da Informação, Wellington da Silva Alves, a criação do Arquivo Único representa um salto de qualidade para o Tribunal. “Atualmente, os documentos de guarda permanente, com seu valor legal e histórico, estão espalhados pelos 68 arquivos das zonas eleitorais e da Secretaria. A centralização em um único local não só reduzirá custos e liberará espaços, mas nos permitirá implementar uma gestão profissional”, explicou. 

“Isso inclui a realização de inventário, a implantação de um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) e o controle de fatores ambientais, como temperatura e umidade. Além disso, teremos sistemas de proteção contra incêndios e outras medidas de segurança. Finalmente, essa centralização facilitará a democratização do nosso acervo documental para a comunidade acadêmica e para o público em geral”, declarou Wellington Alves.

Participaram do encontro o presidente do TRE-PB, desembargador Oswaldo Trigueiro do Valle Filho, a diretora-geral da Secretaria do TRE-PB, Alexandra Maria Soares Cordeiro, o secretário Judiciário e da Informação do TRE-PB, Marinaldo Gonçalves de Melo Júnior, e o coordenador de Gestão da Informação do Tribunal, Wellington da Silva Alves.

A criação do Arquivo Único é vista como um passo estratégico para aprimorar a gestão documental e operacional do TRE-PB, garantindo maior segurança e acessibilidade aos processos físicos em um ambiente organizado e padronizado.

/rafaelkoehler/ascom/tre-pb/

#PraTodosVerem: Na fotografia, cinco pessoas em uma sala de reuniões. Elas estão sentadas em cadeiras ao redor de uma grande mesa de madeira. Há um teclado, um mouse, um notebook aberto e alguns celulares e copos de água sobre a mesa. Em segundo planos aparecem janelas com persianas e sofás.

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