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O consultor do Prêmio Innovare visitou a Justiça Eleitoral paraibana para conhecer o funcionamento prático do projeto Arquivo Único. A iniciativa foi classificada para a segunda fase da 23ª edição do Prêmio Innovare e concorre na categoria Tribunal.

Na ocasião, o consultor do Prêmio Innovare, Rafael Cavalcanti, responsável por visitar os projetos dos estados da Paraíba, Pernambuco e Piauí, explicou como funciona essa etapa. “Minha função é conferir se o projeto existe, se está funcionando, se apresenta resultados concretos e se possui condições de continuidade. A partir dessa avaliação in loco, elaboro um relatório técnico e o encaminho à comissão julgadora”, declarou.

Em seguida, o coordenador de Gestão da Informação (CGI), Wellington Alves, apresentou o projeto, detalhando os benefícios e os resultados alcançados, bem como o Sistema Inventário Arquivo Único, solução tecnológica desenvolvida pelo chefe de Cartório da 56ª Zona Eleitoral  Wesley Brito.

Em seguida, foram apresentados alguns depoimentos de chefes de cartório, juízes eleitorais e servidores das zonas eleitorais, relatando benefícios relacionados à eficiência, ao espaço recuperado e à preservação da memória.

Cenário

No âmbito da Justiça Eleitoral da Paraíba, o cenário englobava 68 zonas eleitorais distribuídas por todo o estado, acumulando um acervo físico estimado em 15.596 caixas de documentação permanente e 530 estantes, além de 1.200 caixas localizadas na Secretaria, totalizando mais de 80 toneladas de documentos.

Segundo o coordenador de Gestão da Informação (CGI), Wellington Alves, o Projeto Arquivo Único foi concebido para transformar essa realidade por meio da centralização, organização e gestão unificada de todo o acervo documental permanente do Tribunal, em uma infraestrutura especializada localizada em João Pessoa/PB, com acompanhamento integral de profissional arquivista. “Mais do que uma mudança de endereço físico, a iniciativa representa uma quebra de paradigma na administração pública, convertendo espaços outrora insalubres em áreas produtivas, assegurando a integridade da memória institucional e difundindo o acervo documental da Justiça Eleitoral”, declarou.

Em seguida, o juiz Jailson Shizue relembrou que existiam zonas eleitorais em que mais da metade do prédio era ocupada por arquivos. "Existia ZE que não tinha sala de audiência ou gabinete do juiz porque estava ocupada com esse material. Portanto, vimos a necessidade de trazer esses documentos para o Arquivo Central. Na sede, fizemos a seleção de documentos de guarda permanente, enquanto outros eram passíveis de descarte, conforme critérios arquivísticos. Com isso, mais de 30 toneladas de documentos já foram descartadas de maneira adequada”, declarou.

Entre os benefícios alcançados com o Projeto Arquivo Único estão: a extinção de imóveis locados exclusivamente para a guarda de arquivos permanentes; a eliminação de custos com deslocamento; a eliminação padronizada de processos e documentos; a otimização de espaços físicos nos cartórios; o resgate histórico; e a preservação da memória. Além disso, os documentos de valor histórico encontrados serão digitalizados e inseridos no Repositório Arquivístico Digital Confiável para consulta pública.

O vice-presidente e corregedor, João Benedito da Silva, parabenizou a iniciativa inovadora, que promove diversos benefícios à administração pública. “Parabenizo os gestores do projeto pela classificação na segunda fase do Prêmio Innovare. O projeto é muito interessante, pois promove melhor gestão documental e economia de recursos públicos, sem falar no valor histórico e na preservação da memória por meio da digitalização dos documentos”, afirmou.

Participaram da reunião com o consultor Rafael Cavalcanti: o vice-presidente e corregedor, desembargador João Benedito da Silva; o secretário da Judiciária e da Informação e diretor-geral em exercício, Marinaldo Gonçalves; o juiz gestor do projeto, Jailson Shizue Suassuna e o coordenador de Gestão da Informação (CGI), Wellington Alves.

Após a reunião, o consultor Rafael Cavalcanti foi conhecer o Arquivo Central, acompanhado dos servidores da instituição.

/saragomes/ascom/tre-pb/

 #Pratodosverem: Na fotografia aparece várias pessoas sentadas, na sala da diretoria-geral. Na cabeceira da mesa, aparece o vice-presidente e corregedor, João Benedito da Silva, acompanhando a apresentação do projeto Arquivo Único.

 #Pratodosverem: Na fotografia aparece várias pessoas em pé, em frente ao galpão do Arquivo Central.

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